Delegar
es más que solamente transferir trabajo. Significa involucrar
a otros en la responsabilidad de los resultados, darle a alguien
más la libertad para tomar decisiones de cómo lograr
alcanzar esos resultados.
Conozco a alguien
que solía traer trabajo a casa al terminar su horario. Y
cada noche después de cenar con su familia, se iba a un rincón
y trabajaba por varias horas más. Una vez, su hija de seis
años le preguntó a su mamá, "¿Porqué
papá se va a ese rincón todos los días después
de cenar?" La mamá le explicó que papá
tenía mucho trabajo que hacer, y que no le había sido
posible terminar durante el día. La hija replicó,
" ¿Entonces porqué no ponen a papá en
una clase con los lentos?"
Cuando su esposa le contó lo que la niña había
dicho, la realidad lo sacudió y decidió que a partir
de ese momento no traería más trabajo a casa. La única
forma en la que podría lograr hacer todo el trabajo dentro
de su horario normal de oficina, era delegar parte de ello a otros.
Según fue aprendiendo a delegar, sus habilidades como ejecutivo
mejoraron dramáticamente y posteriormente fue ascendido en
la compañía.
Revisemos
algunos consejos para delegar eficazmente:
1. Selecciona
a la persona adecuada para el trabajo. Para elegir al indicado hay
dos razones: el individuo es el mejor calificado y puede lograr
los mejores resultados. O el individuo será el más
beneficiado aprendiendo de esta experiencia al tomar el trabajo.
El proyecto contribuirá a su experiencia y desarrollo, lo
cual aprovechará la empresa más adelante.
2. Dále
información suficiente. Presenta una perspectiva global de
lo que pretendes, para que la persona a quien vas a delegar el trabajo,
pueda visualizar como es que el trabajo encaja dentro de toda la
operación. No atesores información para ti. Determina
en qué forma se sabrá que habrán obtenido éxito
para que el nuevo responsable tenga una idea clara de lo que se
desea lograr.
3. Delega el
trabajo completo a una persona y dale toda la responsabilidad. Esto
elevará el interés del individuo en el proyecto y
le dará un sentido más profundo de logro y satisfacción
cuando la tarea se haya completado. Sin embargo, la responsabilidad
última recae en ti. Cuando delegas algo a alguien, asegúrate
de que otros sepan que tú has dado la responsabilidad y autoridad
a ese individuo, y de que están en libertad de trabajar y
conseguir los resultados.
4. Enfócate en
los resultados, no en el proceso. Delega responsabilidad, no trabajo.
Muchos Gerentes o directores confunden delegar responsabilidades
con quitarse trabajo de encima y dárselo a otros. Cuando
le asignes un proyecto a alguien, permítele la libertad de
ejercitar algo su iniciativa. Enfócate en lo que tú
quieres, no en cómo hacerlo. Deja que él o ella desarrolle
la metodología de cómo alcanzar la meta.Hay algunas
excepciones a este respecto. Por ejemplo, si trabajas en una industria
que requiere de un estricto control sobre ciertos procesos y procedimientos,
que deben ser respetados, entonces el "cómo" será
importante.
5. Delega a
través del diálogo. No hables todo el tiempo, y no
lo hagas en el pasillo. Delega en un ambiente que te permita hacer
una explicación completa del proyecto. Minimiza las interrupciones
y permite tiempo de sobra para el diálogo. Involucra a la
persona en la discusión y fomenta sus comentarios y sugerencias.
En lugar de preguntar: ¿Entiendes lo que quiero decir?, pregunta
cosas como, "¿tienes algunas ideas sobre cómo
vas a proceder? Con esto obtendrás más información
de si lo que pediste fue comprendido.
6. Establece tiempos
límite basados en la responsabilidad. No dejes las fechas
en las que debe ser completado el trabajo inciertas o sin límite.
No digas, ¿puedes darme esto lo más pronto posible?
O, por favor haz esto cuando te sea posible" Sé específico
acerca del momento en el que quieres que el trabajo sea completado.
"Confío en que te harás totalmente responsable
de que esto se haga. Si tienes cualquier problema o necesitas ayuda,
sabes como encontrarme. ¿Ves algún problema en terminar
esto para el 31 de mayo?
7. Establece fechas para
revisión. Si no revisas el progreso del proyecto, entonces
no habrás delegado el trabajo sino que ¡lo habrás
botado! Lleva una bitácora que te ayude a revisar cada trabajo
que hayas delegado. Pídele al responsable que reporte el
progreso de la tarea en las fechas que ambos negociaron.
8. Ofrece retroalimentación
positiva y constructiva. No te enfoques en lo que está mal,
sino más bien en lo que se puede hacer para lograrlo mejor.
"Parece que hay un problema aquí. ¿Qué
es lo que necesitas hacer para encaminarte de nuevo?
9. Provee los recursos necesarios. Aclara si el trabajo involucra
a más personas o recursos que se necesiten para completar
el trabajo. "Habla con Pedro del departamento de contabilidad.
Susana en compras te puede conseguir las formas que necesites".
10. Ofrece guía
y consejo sin interferir. Señala los obstáculos con
que se pueden encontrar. "Jaime en compras nunca revisa sus
correos electrónicos, así que es mejor llamarlo por
teléfono para cualquier urgencia. Es posible que necesites
empujar a Ricardo en mercadotecnia para mantener el proyecto en
camino"
11. Establece los parámetros,
condiciones y términos antes de delegar. No impongas controles
después de que has delegado algo. Manifiéstalos inmediatamente.
12. No les permitas que
te deleguen de regreso el trabajo. Si alguien te trae un problema
puedes escuchar sin asumir responsabilidad para resolver el problema.
La persona puede detenerte en el pasillo para preguntarte qué
es lo que piensas. Voltéale la pregunta con un ¿qué
piensas tú? O si la persona te pide que si es posible postergar
la fecha límite una semana más. Nuevamente regrésala
diciendo ¿Es posible? ¿Nos ayudará eso a alcanzar
nuestra meta? O puedes hacer preguntas como: ¿Qué
recomendaciones tienes para manejar la situación? ¿Cuáles
son las alternativas? ¿Cuál acción debemos
tomar? En otras palabras, no lo rescates. En tu dialogo, mantén
el enfoque en esta persona y no permitas que te regresen la responsabilidad.
13. Provee respaldo y
apoyo cuando sea necesario. Hay una diferencia entre apoyar y rescatar.
Si algo no va bien, apóyalo discretamente como hacer una
llamada telefónica a alguien involucrado que no está
cooperando. Déjales saber que no tienen que luchar sus batallas
sólos.
14. Dale todo
el crédito y reconocimiento a la persona que complete el
trabajo. No te quedes tú con el crédito. Y si el responsable
no logró el cometido asume tú la responsabilidad.
Si la persona no ha desarrollado completamente sus habilidades como
para completar el trabajo, tú como ejecutivo a cargo puedes
asumir la responsabilidad de ello. Aprende de la experiencia para
que puedas delegar más eficazmente la próxima vez.
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